Dijital Arşiv Nedir? Nasıl Oluşturulur?
Dijital Arşiv Nedir? Nasıl Oluşturulur? Dijitalleşmenin artması ve teknolojinin yaygınlaşmasıyla birlikte hayatımızda yer alan çoğu uygulama bilgisayar ortamına taşınmıştır. Kimi zaman resimlerimiz kimi zaman müziklerimiz kimi zamansa evraklarımızı dijital ortamda yer almaya başlamıştır. Sadece belirli bir alana bağlı kalmaksızın bunu teknolojileri yardımıyla da varlıklarımızı depolayıp saklama fırsatımız olmuştur. Resmi evrakları, resimleri ve dokümanları tarayarak bilgisayar ortamına aktarılmasına dijital arşiv denir. Bu işlemin yapılmasına dijital arşivleme ifadesi de kullanılmaktadır.
Dijital arşiv yapmak için dijital arşiv programı aracılığı ile işlem yapmak mümkündür. Böylece rahat bir şekilde süreci tamamlarken belgelerinizi dijital ortama aktarmış olursunuz. Her ne kadar kurumların kendilerine ait belirli bir dijital arşiv oluşturma yöntemleri ve stilleri olsa da dijital arşiv yönetmeliği kapsamında hareket etmekte de fayda var. Sonuçta bazı durumlar karşısında hak talep etmek ve hukuki bir dayanağa sahip olmak için Kişisel Verileri Koruma Kanunu (KVKK) gibi hukuki hakları bilmekte fayda vardır.
Dijital Arşiv Nasıl Oluşturulur?
Dijital arşiv oluşturma işlemi belirli sıralama ve aşamalardan oluşan bir süreçtir. Bu sayede yapılacak olan iş ve işlemlerin hatasız olması sağlanır ve bununla birlikte dijital arşivinizin sağlıklı olması mümkün olur. Aksi taktirde okunmayan yazılar, işe yaramayan evraklar ve uzun süre saklasanız da süreç sonunda işinize yaramayan birtakım belgelerle baş başa kalabilirsiniz. Buna engel olmak içinse bahsedeceğimiz süreçleri izlemelisiniz. Böylece dijital arşivleme nasıl yapılır sorusuna da cevap vermiş olacağız.
Dijital arşiv oluşturmak için öncelikli olarak arşivleyeceğiniz dosyaları zımba teli, ataş ve benzer ürünlerden ayırın. Katlama izi gibi belirli izler varsa mümkün olduğunca düzeltmeye çalışın. Düz bir sayfa üzerinde çalışmak her açından size kolaylık sağlayacaktır. Bununla birlikte evrak taraması esnasında yaşayacağınız sorunların önüne geçmek için sayfaların lekesiz olması ve okunabilir olması önem arz etmektedir. Bununla birlikte tüm evraklarda aynı hassasiyeti sağlamak mümkün olmayabilir. Bunun için elinizden geldiğince düzgün kağıt toparlaması yapmaya özen gösterin.
Dijital Arşiv Sistemi
Dijital arşiv sistemi ve dijital arşivleme adında da anlaşılacağı üzere dosyaları belirli bir nizama göre istiflemeye yarayan bir düzendir. Bunun amacı evrak arama işlerinde dijitalleşmenin de yardımı ile süreci hızlandırma ve evrakları tozlu raflarda aramadan ziyade hızlı bir erişim sağlama üzerine düzen kurmadır. Böylece sürekli işinize yaramayacak olan evrakları fiziki olarak kontrol edip sürekli lazım olmayacak zamanlar için bekletmektense dijital ortama aktarıp gerekli bilgileri girip hızlı şekilde bulmak kolaylık sağlayacaktır.
Açılışta ortamı evrak aktarırken tarama üzerinde olan yazıcınızın belli kriterlere göre evrak taraması sağlanır. Belirli pikseller kullanılarak, genellikle A4 boyutunda ve okunabilir bir sistemin tercih edilmesi önemlidir. Karaman işlemi bittikten sonra kopyanın olduğu dosyanın adını mutlaka değiştirilmelidir. Taranan evrakların içinde yer alan bilgilere göre kodlama yapabilirsiniz. Resmi evraklarda hem konu adı hem de tarih yer almakta olup ihtiyacınız olduğunda dijital arşiv ve erişmeniz kolay olacaktır.
Dijital Arşiv Görevlisi Ne İş Yapar?
Dijital arşiv hazırlama işlemi belirtildiği üzere alanında uzman kişilere ihtiyaç duymaktadır. Yoksa hazırlanan bahçelerin saklanması ve bulunması zor olabilir. Bununla birlikte arşivlerin taranması, gerekli kodlamalarla sınıflandırılması, ihtiyaçlarınıza kolay bulunabilir şekilde olması ve güvenlik açısından belirli kişilerin yetkilendirilmesi gerekir. Bu kişilerin değişse de aşırı görevlisi denir. Bu görevliler sözcü yönetmeni hem de arşivleme esnasında her türlü desteği kurum idarecilerine sunmaktadırlar.
Dijital arşiv görevlileri genelde kurumlarda bir ya da 2 kişi olarak görev yaparlar. Burada kurumun büyüklüğü önemlidir. Son zamanlarda doküman yönetim sistemi gibi birçok dijital sistemin kullanımda olduğu kurumlardan dijital arşiv görevlisi de önemli gördüğü yerine getirmektedir. Böylece hem kağıt israfından kaçınırken hem de birçok şeye tasarruf edilmiş olunur. Özellikle zamandan tasarruf etmek bu açıdan kurumlar için büyük önem arz etmektedir.
Dijital Arşiv Örnekleri
Firmalar genel olarak dijital arşivlerin başka örnekler üzerine inceler ve ona göre hareket ederler. Her ne kadar dijital arşiv işleme standart olarak görülse de her yapının kendine özgü bir durumu vardır ve buna göre yapıyorlar şiirler daha çok işe yaramaktadır. Bunun için firmaların çoğu dijital arşiv projesi gibi ar ge çalışmaları yaparak bu anlamda kendilerini uygun bir sistem tasarlamak için uğraşırlar. Bununla birlikte dijital arşiv nedir ve dijital arşiv nasıl yapılır diye yapılan d sel arşiv nedir sorusuna karşılık olarak birçok öneri çıkmaktadır.
Kurumların dijital arşiv konusunda yaptığı örnekleri incelendiğinde belirli bir sınıflama mantığının güldüğü görülmüştür. Kendi evrakların ortak noktaları ve özellikle başlıkları kullanılarak aşılama yapılmaktadır. Tarih bilgisini bu aşamada önemlidir. Arşivleme yapmak için belirli programlar da bireylere yardımcı olmaktadır. Böylece günümüzün teknoloji kullanılarak rahat ve etkili bir başlığın yapılabilir.
Son olarak kurumları hastalıktan kurtarmak, eski zamana ait aranan verileri hızlı bir şekilde bulunmak, şirketlerde oluşan kağıt israfını engellemek ve pratik bir yönetim için dijital arşivleme önem arz etmektedir. Bunun için de alanında uzman kişilerin uygun programları kullanarak hızlı bir şekilde filtreler şifrelemeyi gerçekleştirmeleri sağlanabilir.